Já parou pra pensar nas muitas vantagens de poder escanear os seus documentos? Para começar, a digitalização de seus documentos libera espaço no escritório (ou na sua casa) para que possa ser usado para gerar mais receita para você e sua empresa. Em vez de ocupar espaço em armários de arquivos volumosos, milhares de arquivos podem ser armazenados em um único servidor.
Outro ponto legal a se considerar é que se você possui documentos históricos importantes, deseja preservá-los por muitos anos. Infelizmente, o processo de envelhecimento do papel acelera cada vez que ele é manuseado. No entanto, a digitalização de documentos é a solução mais adequada, já que ela permite proteger informações importantes da deterioração física. Além disso, ela também tem o benefício adicional de melhorar a legibilidade de antigos registros impressos.
Um outro ponto a se observar é que proteger as informações impressas é difícil, na melhor das hipóteses. Mas, os documentos digitalizados podem ser criptografados, protegidos por senha e armazenados com segurança na nuvem. Em seguida, você pode atribuir níveis de acesso a usuários específicos e acompanhar todas as atividades de arquivos.
Qual é o melhor software de digitalização?
Com todas essas vantagens, fica fácil entender porque é interessante digitalizar os seus documentos, e o legal é que existem vários programas facilitadores desse processo. O melhor software de digitalização vai ser aquele capaz de atender a uma variedade de necessidades diferentes e, especialmente, armazenar documentos em diferentes formatos, conforme necessário. É preciso levar em consideração a qualidade dos arquivos, já que os documentos digitalizados finais precisam preservar a legibilidade dos arquivos fontes, sendo precisos e legíveis. Isso significa que o software de digitalização precisa ser capaz de transcrever corretamente números e letras, assinaturas, rasuras, e outros detalhes que precisam ser acessados posteriormente.
Montamos essa lista levamos em consideração os recursos disponíveis, custos relativos, experiências dos usuários, e recomendações do mercado de tecnologia em geral para que você tenha acesso aos melhores programas do mercado.
1 – PDFelement
O PDFelement tem ganhado espaço e popularidade entre as pessoas que lidam com PDFs, uma vez que ele é um programa que atende a várias necessidades diferentes. Por meio dele é possível facilmente digitalizar documentos para pdf grátis. O aplicativo vem com todos os recursos padrão que você espera de um editor de PDF moderno, além de oferecer algumas opções avançadas para quem precisa fazer um pouco mais com seus documentos.
Aliás, não é só isso. A plataforma permite que você crie PDFs de praticamente qualquer lugar: diretamente do Scanner, de aplicativos do Microsoft Office, de páginas XML ou HTML e até mesmo de e-mails, planilhas e outros documentos que podem ser transformados, mesclados e organizados em um simples documento de PDF, combinando recursos essenciais de negócios com uma interface simples, mas sofisticada.. Se você não sabe como fazer isso, pode aprender neste artigo que mostra como converter documento digitalizado para PDF no Windows.
A principal diferença entre outros editores de PDF e o PDFelement é que o segundo suporta dispositivos Windows, Mac, Android e iPhone (iOS) e pode converter de e para PDF para outros arquivos do Office. Os principais recursos do PDFelement incluem a conversão de documentos em PDF, a edição e personalização dos documentos convertidos, a proteção por senhas dos documentos para que ele seja acessível por permissão para maior segurança, a capacidade de editar e anotar textos, e a mesclagem, conversão, edição ou salvamento de arquivos PDF convertidos. Sem contar tudo isso, a tecnologia OCR do aplicativo também permite a edição de arquivos PDF digitalizados ou baseados em imagens.
2 – Genius Scan
O Genius Scan é pago, mas tem uma versão gratuita interessante para quem precisa escanear documentos. Ele é um aplicativo móvel (para smartphones) útil porque permite que você tire fotos de documentos para então salvá-los como arquivos PDF. O Genius Scan funciona bem com uma ampla variedade de tipos de documentos. Além disso, os recursos desse aplicativo incluem a detecção de página inteligente, correção de perspectiva e aprimoramento de imagem. Ele é um aplicativo de digitalização móvel sólido, básico e barato o suficiente para ser um ativo útil instalado em seu smartphone.
3 – Advanced Scan to PDF
O Advanced Scan to PDF é um programa gratuito que permite digitalizar sua documentação para arquivos PDF e depois armazená-los em um local designado em seu PC. Ele fornece uma função de edição de imagem para você editar imagens digitalizadas ou imagens locais. A janela de visualização integrada oferece visualização em tempo real dos arquivos para verificar se eles são os arquivos que você deseja ao clicar neles.
4 – Quick Scan
O Quick Scan permite digitalizar documentos de forma rápida e fácil em plataformas baseadas em Windows gratuitamente. Ele cria digitalizações a partir de fotos, documentos, recibos e material impresso. Basta segurar o dispositivo em sua mão sobre o que você deseja digitalizar. O aplicativo QuickScan facilita a criação de digitalizações com seu iPhone ou dispositivos Android. O App detecta bordas automaticamente.
5 – CamScanner
Também feito para smartphones, o CamScanner não apenas permite que você crie imagens de documentos para salvá-los como PDFs na nuvem, mas também permite o recurso de edição colaborativa para adicionar anotações e marcas d’água aos documentos. O aplicativo pode ser usado pelo celular, facilitando o trabalho em qualquer lugar. Permite o compartilhamento de informações em documentos digitalizados sem a necessidade de digitá-los. Eu recomendo.
Qual é o melhor dessa lista?
Sem dúvidas nenhuma, o PDFelement: o programa está listado entre os 15 principais softwares de OCR de 2022 (ferramentas gratuitas e pagas). E como deu pra perceber, além de tudo isso, e com recursos como marcadores, ferramentas de redação, marcas d’água, comentários e muito mais, no final das contas podemos afirmar que você só sai ganhando com esse aplicativo gratuito.
Para usá-lo, basta abrir o programa e clicar no botão “Do Scanner”, e selecionar a sua scanner para conectar. Depois, selecione as definições conforme sua necessidade, clique no botão “Digitalizar”, e aguarde a finalização do processo de digitalização. Finalmente, o novo arquivo PDF será automaticamente aberto no PDFelement. Basta editar o arquivo se necessitar ou salvar o mesmo no seu computador
Gostou da nossa lista? Agora é a sua vez de digitalizar os seus documentos com um dos softwares que selecionamos.